Definir normas internas é essencial para qualquer empresa, independente do tamanho ou setor. Afinal, esse conjunto de diretrizes será responsável por garantir o desenvolvimento das atividades de forma correta, ética e organizada.
Porém, garantir que essas normas sejam seguidas na prática é um desafio diário para a cultura organizacional. Nesse contexto, a auditoria interna desempenha um papel fundamental. Essa é uma prática muito útil para identificar desvios e traçar planos de melhoria, facilitando o acompanhamento da operação e da conformidade com as normas.
Então, se você quer saber como realizar auditorias internas e garantir o cumprimento das regras estabelecidas pela sua empresa, siga a leitura e confira nossas dicas!
O que são normas internas e qual sua importância?
Normas internas são regras e diretrizes estabelecidas pela empresa para orientar atividades e comportamentos dos colaboradores, e costumam ser organizadas em um conjunto chamado de regulamento interno.
As normas podem estar relacionadas a qualquer tarefa ou processo que aconteça dentro da organização, afinal, o artigo 444 da CLT autoriza que o empregador crie seu próprio conjunto de regras, desde que respeitem as leis trabalhistas.
Alguns exemplos comuns são:
- Normas de conduta, como ética, comportamento, vestuário e confidencialidade;
- Normas de Segurança do Trabalho, como uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e protocolos de emergência;
- Normas sobre processos, que padronizam a prática e ordem das atividades;
- Normas relacionadas à tecnologia, como uso de celular no ambiente de trabalho, segurança da informação e privacidade nas redes sociais;
- Normas ambientais, relacionadas ao descarte de resíduos, uso sustentável de recursos e conformidade com leis ambientais;
- Normas de recursos humanos e gestão de pessoas, como recrutamento e seleção, horários de entrada e saída, pausas, horas extras e desenvolvimento profissional.
A criação de um regulamento interno traz muitos benefícios para a operação da empresa, como a garantia de conformidade com leis e regulamentos externos aplicáveis, maior eficiência operacional, redução de erros e a criação de um ambiente de trabalho seguro, minimizando acidentes.
Além disso, as normas contribuem para o reforço da cultura, objetivos e valores da empresa, que impactam totalmente a integridade e a reputação positiva perante o mercado.
Como promover auditorias internas para garantir a aplicação das normas?
Garantir a aplicação das normas é crucial para o bom funcionamento da empresa, e uma ferramenta muito eficaz nesse acompanhamento é a auditoria interna.
Uma auditoria, em resumo, tem o objetivo de analisar de forma detalhada as atividades de uma organização, encontrando possíveis inconformidades e assegurando que as operações estejam de acordo com os critérios e padrões estabelecidos.
Esse processo pode ser feito por auditores terceirizados, ou internamente na empresa tudo depende do propósito e de quais atividades e processos serão auditados. Entretanto, caso uma auditoria externa seja obrigatória, é interessante realizar uma primeira análise interna.
Então, se você deseja acompanhar o cumprimento das normas da sua empresa por parte dos colaboradores, confira a seguir quais são os passos necessários para realizar uma auditoria interna!
1. Definição do escopo e objetivos
O primeiro passo é definir o escopo e objetivos, identificando quais áreas e processos serão analisados e quais os critérios de avaliação.
O escopo deve ser detalhado para cobrir todos os aspectos relevantes do seu regulamento interno, entretanto, se as regras abrangem muitas áreas, considere separá-las por categorias.
Lembre-se, também, de priorizar pontos críticos e que tenham impacto direto nos resultados da empresa.
2. Preparação da equipe de auditoria
A auditoria precisa ser conduzida com imparcialidade e muita atenção aos detalhes. Por isso, essa etapa é crucial!
Selecione profissionais qualificados, com alto nível de confiabilidade e que tenham conhecimento técnico sobre a área que será auditada. Após a seleção, forneça treinamento para a equipe, realizando uma imersão sobre as normas e temas como metodologias e ferramentas de auditoria.
3. Desenvolvimento do plano de auditoria
Planejamento é a palavra-chave para o sucesso de qualquer projeto, e isso não é diferente na sua auditoria! Um bom plano deve incluir:
- Resumo do contexto, objetos e propósito da auditoria;
- Definição de recorrência da auditoria;
- Critérios de avaliação;
- Metodologia e ferramentas utilizadas;
- Cronograma com datas e prazos;
- Recursos necessários, sejam humanos, financeiros ou materiais;
- Plano de comunicação entre os envolvidos;
- Possíveis desafios na aplicação da auditoria;
- Histórico de documentos úteis.
4. Execução da auditoria
Com o planejamento em mãos e a equipe pronta, é hora de realizar a auditoria. Para isso, existem diferentes técnicas, como entrevistas, questionários, observação direta e exame de documentos. É recomendado aplicar mais de uma técnica, principalmente se os objetos auditados forem muito variados, para que a análise seja ainda mais completa e confiável.
Utilizar soluções como checklists digitais para coletar e registrar os dados pode tornar sua auditoria muito mais eficaz, pois evita que as informações sejam perdidas ou rasuradas, além de facilitar a criação do relatório. Confira no próximo tópico!
5. Relatório de auditoria
Após coletar os dados, é necessário elaborar um relatório de auditoria. Comece explicando quais foram os métodos utilizados e os objetos auditados e, então, apresente a descrição de todas as ocorrências observadas, evidências e não conformidades detectadas. Seja claro e objetivo, sempre conectando as observações com a norma interna relacionada.
6. Desenvolvimento de planos de ação
Com base em tudo que foi observado e apresentado no relatório, a equipe deve criar planos de ação para implementar melhorias e corrigir as não conformidades encontradas durante a auditoria.
Para garantir que as recomendações serão colocadas em prática, os planos devem ser detalhados e guiar todos os próximos passos, definindo prazos, responsáveis e recursos necessários.
Como garantir o cumprimento das normas? Veja dicas práticas!
Para que os planos de ação criados após a primeira auditoria sejam eficazes e garantir que as normas internas sejam sempre cumpridas, existem algumas boas práticas que podem ser aplicadas pela sua gestão.
Padronização de processos internos
As normas são diretrizes gerais para os colaboradores, mas colocá-las em prática é muito mais fácil quando são traduzidas em processos padronizados.
Para isso, existe o chamado POP, sigla para Procedimento Operacional Padrão. É um documento que orienta passo a passo a realização de uma atividade, mantendo o time sempre alinhado, minimizando variações e garantindo a qualidade de tudo entregue pelos seus colaboradores.
Nesse contexto, utilizar um software de gestão de processos ajuda a manter seus POPs documentados e realizar o acompanhamento da execução das tarefas.
Comunicação eficaz
Para serem cumpridas, as normas devem ser comunicadas de forma clara e acessível para todos os colaboradores e não apenas no onboarding. Para isso, busque utilizar diferentes canais, como e-mail, materiais impressos e plataformas de comunicação interna.
Treinamento e capacitação
Investir em treinamento e capacitação é essencial para garantir o cumprimento das normas internas. Dessa forma, você não apenas mantém as regras presentes na memória da equipe, mas também pode trazer ações e exemplos práticos mostrando como aplicá-las nas atividades diárias.
A capacitação deve ser contínua e atualizada regularmente, seja em formato de workshops, cursos online ou treinamentos presenciais.
Técnicas de engajamento
Funcionários engajados não só compreendem as normas, mas também se sentem motivados a segui-las. Para isso, mantenha um canal aberto para feedbacks e sugestões de melhorias sobre as diretrizes, e use as opiniões do time como base para atualizações ou novas normas.
Reconhecer e recompensar, formal ou informalmente, colaboradores que seguem e disseminam as normas também pode trazer bons resultados. Aplique estratégias de gamificação através de pontos, badges e rankings para fazer o acompanhamento.
Plataformas online de gestão de pessoas são ótimas soluções para aumentar o engajamento de forma geral, oferecendo recursos voltados à comunicação, feedback
